Für junge Unternehmen im Gesundheitswesen ist Buchhaltung mehr als eine Formalität: Sie bildet die Grundlage für planbare Finanzierungen, Förderfähigkeit und ein realistisches Bild von Liquidität und Kosten. Wer von Beginn an Strukturen schafft, muss sie später nicht mühsam rekonstruieren, wenn Investoren oder Prüfer nachfragen.
Die Basis ist die konsequente Trennung zwischen betrieblichen und privaten Vorgängen, ab dem ersten Tag mit einem eigenen Geschäftskonto und digitaler Belegerfassung. Hilfreich ist ein einfacher Kontenplan, der die Besonderheiten des Gesundheitswesens abbildet: getrennte Konten für Forschungsprojekte, Fördergelder und klinische Studien, damit klar bleibt, welche Mittel aus welchem Programm stammen und wie sie verwendet wurden. Auch kleine Teams sollten festlegen, wer Kosten prüft und Zahlungen freigibt, besonders wenn mehrere Gesellschafter oder Projektpartner beteiligt sind.
Zu den typischen Buchungen im ersten Jahr zählen Notar- und Registergebühren, Beratung, Softwarelizenzen, IT-Ausstattung, Versicherungen sowie Aufwendungen für klinische Evaluationen. Entwicklungskosten spielen bei Health-Tech eine größere Rolle als in vielen anderen Branchen. Sie sollten klar dokumentiert und je nach Zweck entweder aktiviert oder als Aufwand gebucht werden. Das gilt auch für die Forschungszulage: Für kleine und mittlere Unternehmen beträgt der Fördersatz auf förderfähige Kosten 35 Prozent, bei einer Bemessungsgrundlage von derzeit bis zu 10 Millionen Euro pro Jahr; nach dem 2025 beschlossenen Investitionssofortprogramm steigt die Grenze für Projekte ab 2026 auf 12 Millionen Euro. Das Verfahren läuft in zwei Stufen, zunächst über die Bescheinigungsstelle, dann über das Finanzamt, und ist auch rückwirkend für bis zu vier Jahre möglich.
Anschaffungen mit längerem Nutzen gehören in die Anlagenbuchhaltung. Für geringwertige Wirtschaftsgüter gilt 2025 weiterhin die Grenze von 800 Euro netto für die Sofortabschreibung; alternativ lässt sich ein Sammelposten für Güter zwischen 250,01 und 1.000 Euro bilden, der über fünf Jahre abgeschrieben wird. Die geplante Anhebung der Grenzen scheiterte im Vermittlungsausschuss. Für Güter über 250 Euro ist ein Verzeichnis mit Anschaffungskosten, Datum und Nutzungsdauer erforderlich.
Schließlich verlangen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) eine revisionssichere und jederzeit prüfbare Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Wer Belege digital führt, sollte Archiv, Freigaben und Änderungen nachvollziehbar protokollieren.
Einordnung
Gründungsteams neigen dazu, Buchhaltung aufzuschieben, bis die erste Finanzierungsrunde ansteht. In der Due Diligence kostet das Zeit und kann Bewertungen belasten. Wer Fördergelder und Studienkosten sauber trennt, verbessert zugleich die Chancen auf Zuschüsse. Individuelle steuerliche Entscheidungen gehören in die Beratung durch Steuerberater.
Christian Kloewer
Tech & Startups
Christian Kloewer schreibt bei MIDO Health über Health-Tech, Startups und Finanzierungen. Er kommt aus der Kommunikation und dem Digitalgeschäft und liest Gründungen im Gesundheitswesen mit dem Blick des Machers: Was löst das Produkt, wer bezahlt dafür, und trägt das Modell?
